「あの重要なタスク、また忘れちゃった…」
そんな経験、ありませんか？仕事でも日常生活でも、やるべきことを忘れてしまうのは本当にストレスですよね。特に複数のプロジェクトを抱えていたり、細かなタスクが山積みになっている時は、重要な締切を見落としがちです。
私も以前は、スマホの標準リマインダー、付箋、手帳など、いろんなツールを使い分けていました。でも結局、情報が散らばってしまい、かえって管理が大変になることも…。
そんな中で出会ったのが、Notionを使ったリマインダーシステムです。
Notionは単なるメモアプリではありません。データベース機能を活用すれば、タスクの優先度設定、進捗管理、カテゴリ分けなど、従来のリマインダーアプリでは難しい高度な管理が可能になります。
この記事では、Notion初心者の方でも迷わずリマインダーを作れるよう、基礎から応用まで段階的に解説していきます。さらに、実際に使ってみて分かった便利な機能や、他のアプリとの使い分け方法も詳しくお伝えします。
この記事を読むことで得られるもの：
- Notionでのリマインダー作成の完全な手順
- 効率的なタスク管理のためのテンプレート
- 他のリマインダーアプリとの適切な使い分け方法
- よくあるトラブルの解決策
それでは、Notionを使って「忘れない」システムを一緒に作っていきましょう！
- Notionリマインダーとは？基本的な仕組みを理解しよう
- 【基礎編】Notionでシンプルなリマインダーを作成する方法
- 【応用編】データベースを活用した高度なリマインダーシステム
- Notionリマインダーの便利な機能と設定のコツ
- 他のリマインダーアプリとの比較｜Notionを選ぶメリット
- よくあるトラブルと解決方法
- まとめ：Notionリマインダーで生産性を向上させよう
- よくある質問（FAQ）
Notionリマインダーとは？基本的な仕組みを理解しよう
Notionリマインダーの特徴
Notionのリマインダーは、従来のシンプルなリマインダーアプリとは一線を画します。最大の特徴は、柔軟なカスタマイズ性と他の情報との連携です。
主な特徴：
1. 多様な情報を一元管理 単純な「やること」だけでなく、関連資料、メモ、チェックリストなど、タスクに関連するあらゆる情報を同じページで管理できます。例えば、「プレゼン資料作成」のタスクに、参考資料のリンク、アイデアメモ、進捗チェックリストを紐づけることが可能です。
2. データベースによる高度な管理 優先度、カテゴリ、担当者、ステータスなど、複数の属性でタスクを分類・整理できます。従来のリマインダーでは難しい「今週やるべき高優先度のタスクのみを表示」といった複合的な絞り込みも簡単に行えます。
3. チーム共有とコラボレーション 個人のタスク管理だけでなく、チームプロジェクトのタスク管理にも活用できます。権限設定により、特定のメンバーにのみ表示するタスクと、全体で共有するタスクを使い分けることも可能です。
Notionリマインダーの種類
Notionでは、用途に応じて複数のリマインダー方式を選択できます：
簡単なページ内リマインダー ページ内の特定の日時にリマインダーを設定する最もシンプルな方法。会議の議事録や日報に「明日までに確認」のようなリマインダーを埋め込むのに適しています。
データベース型リマインダー データベースのプロパティとして期限を設定し、体系的にタスクを管理する方法。プロジェクト管理や継続的なタスク管理に最適です。
テンプレート活用型リマインダー 予め設計されたテンプレートを使用し、すぐに運用を開始できる方法。時間をかけずにシステムを導入したい場合におすすめです。
【基礎編】Notionでシンプルなリマインダーを作成する方法
ページ内リマインダーの作成手順
まずは最もシンプルなリマインダーから始めましょう。この方法は、特定のページやメモに関連する短期的なタスクに適しています。
ステップ1：リマインダーを設定したいページを開く
既存のページでも、新規ページでも構いません。リマインダーを設定したい箇所にカーソルを合わせます。
ステップ2：リマインダーの作成
- 「@」を入力すると、メンション機能のメニューが表示されます
- 「Remind」を選択、または「リマインダー」と入力
- 日時設定画面が表示されるので、希望の日時を設定
- 必要に応じてリマインダーの内容を入力
ステップ3：通知の確認
設定したリマインダーは、指定した日時にNotionアプリの通知として表示されます。また、メール通知の設定も可能です。
実際の使用例： 「会議資料の確認 @2024年12月15日 午前10時」
このように設定すると、12月15日の午前10時にNotionから通知が届きます。
To Doリストとの組み合わせ
単純なリマインダーに加えて、チェックボックス機能を組み合わせることで、より実用的なタスク管理が可能になります。
チェックボックス付きリマインダーの作成：
- 「」を入力してチェックボックスを作成
- タスクの内容を記入
- 「@」でリマインダーを追加
例：「 プロジェクト報告書の初稿完成 @明日 午後6時」
この方式では、タスクの完了状況を視覚的に確認でき、リマインダーも同時に管理できます。
繰り返しリマインダーの設定
定期的に行うタスクには、繰り返しリマインダーが便利です。
設定方法：
- リマインダー設定時に「繰り返し」オプションを選択
- 頻度を設定（毎日、毎週、毎月など）
- 繰り返し終了条件を設定（任意）
活用例：
- 毎週月曜日の週報作成リマインダー
- 毎月末の経費精算リマインダー
- 毎日の日報記入リマインダー
【応用編】データベースを活用した高度なリマインダーシステム
タスク管理データベースの構築
データベースを活用することで、単純なリマインダーを超えた本格的なタスク管理システムを構築できます。
データベースの基本設計：
必須プロパティ：
- タスク名（タイトル）
- 期限（日付）
- ステータス（選択肢：未着手、進行中、完了、保留）
- 優先度（選択肢：高、中、低）
オプションプロパティ：
- カテゴリ（選択肢：仕事、プライベート、学習など）
- 担当者（人物）
- 進捗率（数値）
- 関連プロジェクト（関連）
データベース作成手順：
- 新しいページを作成
- 「/database」と入力して「データベース - 全ページ」を選択
- 「タスク管理」など分かりやすい名前を設定
- 必要なプロパティを追加・設定
ビュー（表示形式）の活用
データベースの強力な機能の一つが、用途に応じた複数のビュー設定です。
おすすめのビュー設定：
今日のタスクビュー
- フィルター：期限が「今日」
- ソート：優先度（高→低）
- 表示：タスク名、優先度、ステータス
今週のタスクビュー
- フィルター：期限が「今週」かつ ステータスが「完了」以外
- ソート：期限（早い→遅い）
- 表示：タスク名、期限、ステータス、優先度
カテゴリ別ビュー
- グループ化：カテゴリ
- ソート：期限（早い→遅い）
- 表示：全プロパティ
完了済みタスクビュー
- フィルター：ステータスが「完了」
- ソート：期限（新しい→古い）
- 表示：タスク名、完了日
自動化とテンプレート活用
繰り返し作業を効率化するため、テンプレート機能を活用しましょう。
定期タスクのテンプレート例：
週次レポート作成タスク
タスク名: 週次レポート作成（○月第○週）
期限: 毎週金曜日 17:00
優先度: 高
ステータス: 未着手
チェックリスト:
- データ収集
- 分析・まとめ
- 資料作成
- 上司への提出
このテンプレートを使用することで、毎週同じ構成のタスクを素早く作成できます。
Notionリマインダーの便利な機能と設定のコツ
通知設定の最適化
Notionリマインダーを効果的に使うには、通知設定の調整が重要です。
推奨通知設定：
デスクトップ通知
- 重要度の高いタスク：即時通知
- 通常のタスク：1時間前通知
- 定期タスク：前日通知
モバイル通知
- 緊急タスク：即時プッシュ通知
- 日常タスク：朝の一括通知（8:00など）
メール通知
- 重要な締切：3日前、1日前の2段階通知
- チーム共有タスク：更新時即時通知
モバイルアプリでの活用方法
外出先でもリマインダーを効率的に管理するためのコツをご紹介します。
モバイル最適化のポイント：
ウィジェット活用
- 今日のタスク一覧をホーム画面に表示
- 優先度の高いタスクのみを抜粋表示
音声入力活用
- 移動中に音声でタスクを追加
- 「明日の午後2時に資料確認」などの自然な語りかけで設定
オフライン対応
- 重要なタスクリストは事前に同期
- ネット環境のない場所でも確認可能
他のアプリとの連携方法
Notionリマインダーを中心としつつ、他のアプリとの効果的な連携方法を解説します。
- 期限付きタスクを自動的にカレンダーに反映
- 時間ブロッキングでタスク実行時間を確保
Slack連携
- チームタスクの更新を自動的にSlackに通知
- Slack上からタスクのステータス更新が可能
Zapier活用
- メール受信時に自動的にタスク作成
- 他のプロジェクト管理ツールとの双方向同期
他のリマインダーアプリとの比較｜Notionを選ぶメリット
主要リマインダーアプリとの比較
Notion vs. 標準リマインダーアプリ
| 項目 | Notion | iPhone/Androidリマインダー |
|---|---|---|
| カスタマイズ性 | ★★★★★ | ★★☆☆☆ |
| 情報の一元管理 | ★★★★★ | ★★☆☆☆ |
| チーム共有 | ★★★★★ | ★★★☆☆ |
| 操作の簡単さ | ★★★☆☆ | ★★★★★ |
| 通知の確実性 | ★★★☆☆ | ★★★★★ |
Notion vs. Todoist
| 項目 | Notion | Todoist |
|---|---|---|
| プロジェクト管理 | ★★★★★ | ★★★★☆ |
| 自然言語処理 | ★★★☆☆ | ★★★★★ |
| レポート機能 | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| 料金体系 | 無料で十分 | 有料プランが必要 |
Notion vs. Asana
| 項目 | Notion | Asana |
|---|---|---|
| 個人利用 | ★★★★★ | ★★★☆☆ |
| チーム管理 | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| 学習コスト | 高い | 中程度 |
| 柔軟性 | ★★★★★ | ★★★☆☆ |
Notionリマインダーが向いている人・向いていない人
Notionリマインダーが向いている人：
複合的な情報管理を重視する人 タスクと関連資料、メモ、チェックリストなどを一箇所で管理したい方には最適です。会議の準備タスクと議事録テンプレート、参考資料を同じページで管理できる利便性は他のアプリでは得られません。
カスタマイズ性を重視する人 自分独自のワークフローに合わせてシステムをカスタマイズしたい方には最適です。プロパティの追加、ビューの設定、テンプレートの作成など、細かな調整が可能です。
チームでの情報共有が必要な人 個人のタスクだけでなく、チームプロジェクトの管理も行いたい方には非常に有効です。権限管理、コメント機能、履歴管理などが充実しています。
Notionリマインダーが向いていない人：
シンプルさを最重視する人 「とにかく簡単で、すぐに使える」ことを最優先にする方には、Notionは過機能かもしれません。スマホの標準リマインダーやGoogle Keepなどの方が適している場合があります。
確実な通知を最重要視する人 現在のNotionは、通知の確実性において専用リマインダーアプリに劣る場合があります。絶対に忘れてはいけない重要なタスクについては、併用を推奨します。
モバイル中心の利用を想定している人 Notionのモバイルアプリは改善されていますが、まだデスクトップ版ほどの操作性はありません。外出先での利用がメインの方は、他の選択肢も検討することをお勧めします。
効果的な使い分けの提案
実際の運用では、Notionを中心としつつ、用途に応じて他のツールと使い分けることが最も効率的です。
推奨する使い分けパターン：
Notion：プロジェクト管理、情報整理、チームタスク スマホリマインダー：外出時の簡単なメモ、緊急度の高い個人的なタスク Googleカレンダー：時間の決まっている予定、デッドラインの見える化
このような使い分けにより、各ツールの長所を最大限に活用できます。
よくあるトラブルと解決方法
通知が来ない・遅れる問題
Notionリマインダーで最も多く報告される問題が通知関連のトラブルです。
原因と対策：
デバイスの通知設定
- Notionアプリの通知許可を確認
- バッテリー最適化の設定でNotionを除外
- Do Not Disturb（おやすみモード）の設定確認
Notion側の設定
- 設定 > 通知 でリマインダー通知がオンになっているか確認
- メール通知も併用して設定
- タイムゾーンの設定が正しいか確認
ネットワーク環境
- 安定したインターネット接続を確認
- VPN使用時は通知に影響する場合があるため注意
モバイルでの操作が重い・遅い問題
対策方法：
アプリの最適化
- 定期的にアプリを再起動
- 不要なページやデータベースの削除
- 画像や動画の使用を最小限に抑える
データ整理
- 完了したタスクの定期的なアーカイブ
- 大きなデータベースの分割
- 不要なプロパティの削除
データベースが複雑になりすぎる問題
解決アプローチ：
段階的な構築
- 最初はシンプルな構成から始める
- 必要に応じて機能を追加
- 定期的にシステムを見直し、簡素化する
テンプレート活用
- よく使う構成をテンプレート化
- チーム内でのテンプレート共有
- 公開されているテンプレートの活用
チーム共有時の権限管理問題
権限設定のベストプラクティス：
段階的な権限付与
- 新メンバーには最初は閲覧権限のみ
- 慣れてきたらコメント権限
- 必要に応じて編集権限を付与
情報の分離
- 個人タスクとチームタスクのデータベース分離
- 機密情報は別ページで管理
- 定期的な権限の見直し
まとめ：Notionリマインダーで生産性を向上させよう
Notionリマインダーの主なメリット
情報の一元管理 タスクに関連するあらゆる情報を一箇所で管理できることは、Notionリマインダーの最大の強みです。従来のように、リマインダーアプリ、メモアプリ、ファイル管理アプリを行き来する必要がなくなり、作業効率が格段に向上します。
柔軟なカスタマイズ性 自分のワークフローに合わせてシステムをカスタマイズできるため、使い続けるほどに自分にとって使いやすいシステムに進化していきます。これは既成のアプリでは得られない大きなメリットです。
チームコラボレーション 個人のタスク管理から、チームプロジェクトの管理まで、同じプラットフォームで一貫して行えることも大きな利点です。情報共有やコミュニケーションがスムーズになり、チーム全体の生産性向上に寄与します。
導入時のポイント
スモールスタート いきなり複雑なシステムを作ろうとせず、まずは簡単なリマインダーから始めましょう。慣れてきたら段階的に機能を追加していくことで、無理なく運用できます。
継続的な改善 Notionリマインダーの真価は、使い続けることで発揮されます。定期的にシステムを見直し、より効率的な方法を模索し続けることが重要です。
他ツールとの使い分け Notionですべてを完結させようとするのではなく、他のツールの長所も活用した使い分けを心がけましょう。それぞれのツールの特性を理解して適材適所で使い分けることで、より効果的なタスク管理が実現できます。
今日から始められるアクション
まず始めてほしいこと：
-
シンプルなTo-Doページの作成（所要時間：5分）
- 新しいページを作成
- 今日やるべきタスクをチェックボックスで列挙
- 1つのタスクにリマインダーを設定
-
基本のタスクデータベース作成（所要時間：15分）
- 「タスク名」「期限」「ステータス」の3つのプロパティで開始
- 今抱えているタスクを5個程度入力
- 「今日のタスク」ビューを作成
-
通知設定の確認（所要時間：3分）
- Notion設定から通知設定を確認
- スマホアプリの通知許可を確認
- テスト用のリマインダーを設定して動作確認
1週間後に見直すべきポイント：
- 実際に通知は来ているか？
- タスクの入力・更新は習慣化できているか？
- 必要な機能が不足していないか？
Notionリマインダーは、設定に少し時間をかける価値のあるツールです。最初は慣れないかもしれませんが、自分好みにカスタマイズできた時の使いやすさは格別です。
「忘れがちなタスクを確実に管理したい」「情報を一元管理したい」「チームでの協力を効率化したい」
そんな想いをお持ちの方は、ぜひNotionリマインダーを試してみてください。あなたの生産性向上のお役に立てることを願っています。
よくある質問（FAQ）
Q1: Notionリマインダーの通知が来ないのですが、どうすればいいですか？
A: まず以下の項目を確認してください：
-
Notionアプリの設定
- 設定 > 通知 でリマインダー通知がオンになっているか確認
- メール通知も併用して設定することを推奨
-
デバイスの設定
- Notionアプリの通知許可を確認（iOS: 設定 > Notion > 通知）
- バッテリー最適化でNotionが制限されていないか確認
-
タイムゾーンの確認
- Notion設定でタイムゾーンが正しく設定されているか確認
それでも改善しない場合は、重要なタスクについてはスマホの標準リマインダーとの併用をお勧めします。
Q2: モバイルアプリが重くて使いにくいです。改善方法はありますか？
A: 以下の方法で軽量化を試してください：
データの整理
- 完了したタスクを定期的にアーカイブ
- 使用していないプロパティの削除
- 大きな画像や動画の使用を控える
アプリの最適化
- 定期的にアプリを再起動
- 必要のないページの削除
- データベースの分割（100件を超える場合）
また、外出先では必要最小限の情報のみを表示するシンプルなビューを作成することをお勧めします。
Q3: チームでリマインダーを共有したいのですが、どのように設定すればいいですか？
A: チーム共有の効果的な方法：
データベースの共有設定
- データベースページの「共有」をクリック
- チームメンバーを招待
- 適切な権限を設定（編集・コメント・閲覧）
権限管理のベストプラクティス
- 個人タスクとチームタスクのデータベースを分離
- 新メンバーには最初は閲覧権限のみ付与
- 定期的に権限を見直し
効果的な運用方法
- 担当者プロパティの活用
- コメント機能での進捗共有
- チーム用ビューの作成（担当者別、期限別など）
Q4: 繰り返しタスクはどのように管理すればいいですか？
A: 繰り返しタスクには以下の方法があります：
方法1: 基本のリマインダー機能
- リマインダー設定時に「繰り返し」オプションを選択
- 頻度を設定（毎日、毎週、毎月など）
方法2: テンプレート活用
- よく使うタスク構成をテンプレート化
- 必要に応じてテンプレートから新規作成
方法3: データベースでの管理
- 「次回実行日」プロパティを作成
- 完了時に次回の日付を設定
定期的な業務（週報、月次報告など）には、テンプレート活用が最も効率的です。
Q5: 他のタスク管理アプリからNotionに移行したいのですが、データの移行方法はありますか？
A: 主要なアプリからの移行方法：
Todoistから
Asanaから
- プロジェクトをCSVでエクスポート
- データの前処理（必要に応じて）
- Notionにインポート
手動移行の場合
- まず重要な進行中のタスクのみを移行
- 完了済みタスクは参考程度にとどめる
- 段階的に移行して運用しながら調整
移行時は、完璧を求めすぎず、まず基本的な運用を開始することが重要です。
Q6: Notionが使えない環境（オフライン時など）での対応方法は？
A: オフライン対応の準備：
事前準備
- 重要なタスクリストを他アプリにもバックアップ
- 紙のバックアップリスト作成（重要タスクのみ）
- オフライン対応アプリとの併用
おすすめの併用パターン
- Notion：メインのタスク管理・情報整理
- スマホ標準メモ：緊急時のメモ・一時的なタスク
- 手帳：重要な期限の記録
復帰時の同期
- オフライン中に追加したタスクをNotionに転記
- 重複チェックと整理
- システムの更新
完全にNotionに依存せず、状況に応じて柔軟に対応できる体制を整えることが重要です。
Q7: 優先度の設定や管理のコツを教えてください
A: 効果的な優先度管理の方法：
優先度設定の基準
- 高：今日中に必須、他への影響大
- 中：今週中に完了したいもの
- 低：時間があるときに取り組むもの
マトリクス活用 緊急度と重要度の2軸で分類：
- 緊急かつ重要：最高優先度
- 重要だが緊急でない：スケジュール化
- 緊急だが重要でない：短時間で処理
- 緊急でも重要でもない：削除検討
定期的な見直し
- 毎日朝：今日のタスクの優先度確認
- 毎週：翌週の優先度調整
- 毎月：長期的な重要タスクの見直し
優先度は固定的なものではなく、状況に応じて柔軟に調整することが大切です。
