毎日のタスクが山積みで「何から手をつけていいかわからない」と感じていませんか？複数のツールを使い分けるのが面倒で、結局どこに何を書いたか忘れてしまう経験はありませんか？
特にチームで働いている方なら、「タスクの共有がうまくいかない」「進捗が見えづらい」といった悩みを抱えているかもしれません。
そんな悩みを一気に解決してくれるのが、Notion の ToDo リスト機能です。シンプルなチェックリストから高度なプロジェクト管理まで、一つのツールで完結できる優れものです。
この記事では、Notion の ToDo リスト機能について、基本的な作り方から応用的なカスタマイズ方法まで、実際の使用経験に基づいて詳しく解説していきます。
- NotionのToDo リストとは？基本概念を理解しよう
- 【初心者向け】Notion ToDo リストの基本的な作り方
- データベース機能を活用した高度なToDo リスト作成
- 効率的なカスタマイズ方法
- おすすめテンプレート5選と選び方
- 実践的な活用事例とコツ
- よくある質問（FAQ）
- 専門家が教える！Notion ToDo リスト運用のベストプラクティス
- まとめ：Notion ToDo リスト｜作り方からテンプレート活用まで
NotionのToDo リストとは？基本概念を理解しよう
Notion の ToDo リスト機能を使いこなすために、まずは基本的な概念を理解しましょう。
Notionの基本的な特徴
Notion は「オールインワンワークスペース」と呼ばれる多機能ツールです。メモ機能、データベース機能、カレンダー機能などが一つに統合されており、個人の作業からチーム協業まで幅広く対応できます。
最大の特徴は 柔軟性の高さ です。シンプルなメモ帳としても使えれば、複雑なプロジェクト管理システムとしても機能します。この柔軟性により、ユーザーの成長とともにツールも進化させることができます。
従来のタスク管理ツールとの違い
従来のタスク管理ツールとの最大の違いは、情報の一元管理 ができることです。
従来のツール：
- タスク管理は Todoist
- メモは Evernote
- ドキュメントは Google Docs
- スケジュールは Google Calendar
Notion の場合：
- すべてが一つのツールで完結
- タスクに関連資料を直接紐付け可能
- リアルタイムでの情報共有
- 複数の表示形式を自由に切り替え
ToDo リストで実現できること
Notion の ToDo リスト機能では、以下のようなことが実現できます：
- シンプルなチェックリスト：買い物リストや日々のルーティン管理
- プロジェクト管理：複数のタスクを体系的に管理
- チーム協業：担当者の割り当てや進捗共有
- スケジュール管理：期限設定とカレンダー表示
- 優先度管理：重要度に応じたタスクの並び替え
【初心者向け】Notion ToDo リストの基本的な作り方
初めて Notion を使う方でも安心して始められるよう、基本的な作成手順を詳しく解説します。
アカウント作成から初期設定まで
まずは Notion のアカウントを作成しましょう。公式サイト（notion.so）にアクセスし、メールアドレスまたは Google アカウントで簡単に登録できます。
初期設定のポイント：
- 言語設定：設定メニューから日本語に変更
- ワークスペース名：個人使用なら自分の名前、チーム使用ならプロジェクト名
- テンプレート選択：最初はシンプルなものから始めることをおすすめ
シンプルなチェックリスト形式の作成手順
最もシンプルな ToDo リストから始めてみましょう。
手順1：新しいページを作成
- サイドバーの「+ 新規ページ」をクリック
- ページタイトルを入力（例：「今日のやることリスト」）
手順2：ToDo リストを追加
- ページ内で「/todo」と入力
- 表示される候補から「To-do リスト」を選択
- 自動的にチェックボックス付きのリストが作成される
手順3：タスクを追加
- チェックボックスの右側にタスクを入力
- Enter キーで新しいタスクを追加
- Tab キーでインデント（サブタスク）を作成
基本操作（追加・編集・削除・完了）
タスクの追加：
- 既存のタスクの下で Enter キー
- または「/todo」でどこにでも新規追加
タスクの編集：
- タスクテキストをクリックして直接編集
- ドラッグ&ドロップで順序変更
タスクの削除：
- タスクを選択して Delete キー
- または右クリックから「削除」を選択
タスクの完了：
- チェックボックスをクリック
- 完了したタスクは取り消し線で表示
データベース機能を活用した高度なToDo リスト作成
本格的なタスク管理を行うなら、データベース機能の活用は必須です。
データベースとは？メリットを理解する
Notion のデータベースは、Excel のようなスプレッドシート機能を大幅に進化させたものです。単純なリストとは異なり、各タスクに多様な情報を紐付けることができます。
データベースの主なメリット：
- 複数のビュー：テーブル、カンバン、カレンダーなど自由に切り替え
- 高度なフィルタリング：条件に応じたタスクの絞り込み
- ソート機能：優先度や期限での自動並び替え
- リレーション：他のデータベースとの関連付け
テーブルビューでのタスク管理
テーブルビューは Excel に近い表形式で、大量のタスクを効率的に管理できます。
設定手順：
- 新しいページで「/table」と入力
- 「データベース - フルページ」を選択
- 以下のプロパティを追加：
- タスク名（タイトル）
- ステータス（セレクト）：未着手/進行中/完了
- 優先度（セレクト）：高/中/低
- 期限（日付）
- 担当者（ユーザー）
活用のコツ：
- フィルター機能：「今日期限」「高優先度」などで絞り込み
- ソート機能：期限順、優先度順での自動並び替え
- グループ化：ステータスや担当者でのグループ表示
カンバンボード（ボードビュー）の活用法
カンバンボードは Trello のような視覚的なタスク管理に最適です。
設定方法：
- テーブルデータベースの右上「+ ビューを追加」
- 「ボード」を選択
- グループ化の基準を「ステータス」に設定
効果的な使い方：
- ステータス管理：「未着手」「進行中」「レビュー中」「完了」
- ドラッグ&ドロップ：タスクの状態変更が直感的
- 視覚的把握：プロジェクト全体の進捗が一目でわかる
カレンダービューでスケジュール管理
期限のあるタスクはカレンダー表示で管理すると効果的です。
設定手順：
- 「+ ビューを追加」から「カレンダー」を選択
- 日付プロパティを「期限」に設定
- カラーコーディングで優先度を視覚化
実用的な活用法：
- 週次レビュー：1週間の予定を俯瞰
- 期限管理：締切間近のタスクを素早く特定
- スケジュール調整：タスクの日程変更をドラッグで簡単実行
効率的なカスタマイズ方法
Notion の真価は自分好みにカスタマイズできることです。効率的な設定方法を解説します。
プロパティの設定（優先度・担当者・期限など）
プロパティはタスクに付加する情報項目です。プロジェクトの性質に合わせて最適化しましょう。
基本的なプロパティ：
- ステータス（セレクト）：進捗状況
- 優先度（セレクト）：重要度の管理
- 期限（日付）：締切日の設定
- 担当者（ユーザー）：責任者の明確化
- カテゴリ（セレクト）：業務分野での分類
応用的なプロパティ：
- 工数（数値）：見積もり時間
- 完了率（数値）：進捗のパーセンテージ
- 関連資料（ファイル）：参考資料の添付
- 備考（テキスト）：詳細な説明
フィルター機能で必要な情報だけを表示
フィルター機能を使うことで、現在必要なタスクだけを表示できます。
よく使うフィルター例：
- 今日のタスク：期限が今日のもの
- 自分のタスク：担当者が自分のもの
- 高優先度：優先度が「高」のもの
- 未完了：ステータスが「完了」以外のもの
複合フィルターの活用： 複数の条件を組み合わせることで、より精密な絞り込みが可能です。例：「担当者が自分」かつ「期限が1週間以内」かつ「ステータスが未完了」
ソート機能で効率的な並び替え
ソート機能により、タスクを意味のある順序で表示できます。
効果的なソート方法：
- 期限順：締切が近いものから表示
- 優先度順：重要なタスクを上位に
- ステータス順：進行中のタスクを最上位に
- 担当者順：チーム作業での責任分担明確化
複数ソートの活用： 「優先度」→「期限」の順でソートすることで、重要かつ急ぎのタスクを最優先表示できます。
テンプレート機能で作業効率化
頻繁に作成するタスクはテンプレート化することで、入力の手間を大幅に削減できます。
テンプレート作成手順：
- データベースの「新規」ボタン横の下矢印をクリック
- 「+ 新規テンプレート」を選択
- よく使う項目をあらかじめ入力
- テンプレート名を設定
テンプレート活用例：
- 週次レビュー：定期的な振り返りタスク
- プロジェクト開始：新規プロジェクトの初期タスク群
- 日次ルーティン：毎日行う定型作業
おすすめテンプレート5選と選び方
効率的にスタートするために、おすすめのテンプレートをご紹介します。
公式テンプレートの特徴と使い方
Notion 公式が提供するテンプレートは、多くのユーザーのフィードバックを反映した実用的な設計になっています。
「タスクリスト」テンプレート：
- シンプルで使いやすい基本構成
- ステータス、優先度、期限の基本プロパティを装備
- 初心者に最適なスタートポイント
「プロジェクト＆タスク」テンプレート：
- プロジェクト管理に特化
- タスクとプロジェクトの関連付け機能
- ガントチャート風のタイムライン表示
個人向けおすすめテンプレート3選
1. Weekly Agenda（週次スケジュール）
- 1週間単位でのタスク管理
- 曜日ごとの整理で直感的
- 日々のルーティンと突発タスクの両方に対応
2. GTD (Getting Things Done) システム
- 収集・整理・レビュー・実行の4段階管理
- 「いつかやる」リストで将来タスクを管理
- 週次・月次レビューの仕組みを内蔵
3. 目標管理テンプレート
- 長期目標と日々のタスクを連携
- 進捗の可視化機能
- モチベーション維持のための振り返り機能
チーム向けおすすめテンプレート2選
1. スプリント管理テンプレート
- アジャイル開発に対応
- スプリント単位でのタスク管理
- バーンダウンチャートによる進捗可視化
2. 営業チーム管理テンプレート
- 案件管理とタスク管理の統合
- 顧客情報との連携
- 売上目標との進捗連動
テンプレートのカスタマイズ方法
テンプレートは出発点として活用し、自分やチームの要件に合わせてカスタマイズしましょう。
カスタマイズの基本ステップ：
- 現状分析：現在の業務フローを整理
- 要件定義：必要な情報項目を洗い出し
- 段階的改善：小さな変更から始めて徐々に最適化
- チーム合意：変更内容をチーム全体で共有
実践的な活用事例とコツ
実際の使用場面での活用方法とコツをご紹介します。
個人のタスク管理での活用例
フリーランスライターのAさんの事例：
- 記事執筆管理：案件ごとにプロジェクト分類
- 締切管理：カレンダービューで期限を可視化
- 進捗追跡：執筆段階（企画→執筆→校正→納品）をステータス管理
- 売上管理：報酬額をプロパティに追加して月次集計
成功のポイント：
- 毎朝の確認ルーティンを確立
- 週末に次週の計画を立てる習慣
- 完了タスクを削除せずアーカイブして振り返りに活用
チーム・プロジェクト管理での活用例
スタートアップ企業Bの事例：
- 部門別管理：開発・営業・マーケティングでビューを分割
- 優先度調整：週次ミーティングで全体の優先度を再評価
- 進捗共有：ダッシュボードページで全体進捗を可視化
- ナレッジ蓄積：完了タスクに学びを記録して知見を共有
成功のポイント：
- 毎日の朝会でタスクステータスを更新
- 責任者を明確にして曖昧さを排除
- 定期的なレトロスペクティブで運用改善
他ツールとの連携方法
Google Calendar 連携：
- Notion の期限付きタスクを Google Calendar に表示
- 会議とタスクを統合したスケジュール管理
Slack 連携：
- タスク完了時に Slack チャンネルに自動通知
- Slack からのタスク追加機能
Zapier 活用：
- Gmail の重要メールを自動的にタスク化
- フォーム回答を自動的にタスクリストに追加
継続するためのコツと注意点
継続のコツ：
- 小さく始める：最初は簡単な機能だけを使用
- 習慣化：毎日決まった時間にチェックする
- 定期見直し：月1回は運用方法を見直す
- 成功体験：小さな達成でもしっかり喜ぶ
注意点：
- 過度な複雑化：機能を詰め込みすぎない
- 完璧主義：100%の入力にこだわらない
- 孤立運用：チームメンバーとの合意を軽視しない
よくある質問（FAQ）
実際によく寄せられる質問と回答をまとめました。
「スマホでも使いやすいですか？」
Notion のモバイルアプリは PC 版と同様の機能を提供していますが、操作性には若干の違いがあります。
スマホでの使いやすさ：
- タスクの確認・完了：◎ 非常にスムーズ
- 新規タスク追加：○ 可能だが PC より時間がかかる
- 複雑な編集作業：△ PC での作業を推奨
スマホ活用のコツ：
- 外出先では確認・完了作業中心
- 音声入力機能を活用した快速タスク追加
- オフラインでも基本的な閲覧・編集が可能
「無料プランでどこまで使えますか？」
Notion の無料プランでも、個人使用なら十分すぎる機能が利用できます。
無料プランの制限：
- ページ数：制限なし
- ブロック数：個人使用では無制限
- ファイルアップロード：5MB まで
- ゲスト招待：5名まで
有料プランが必要な場面：
- 大容量ファイルの添付が必要
- 10名以上のチーム利用
- 高度な権限管理が必要
- API 連携を活用したい
「他のタスク管理ツールからの移行方法は？」
Todoist からの移行：
- Todoist でデータをエクスポート（CSV形式）
- Notion でインポート機能を使用
- プロジェクト構造を Notion のデータベースに再構築
Trello からの移行：
- Trello のボードをJSON形式でエクスポート
- 手動でカードを Notion のタスクとして移行
- ボード構造をカンバンビューで再現
移行成功のポイント：
- 一度にすべてを移行せず、段階的に実施
- 移行期間中は両方のツールを並行使用
- チームメンバーへの十分な説明と練習期間
「チームでの共有がうまくいかない時の対処法は？」
よくある問題と解決策：
問題1：メンバーがタスクを更新しない
- 解決策：毎日の朝会でステータス確認を習慣化
問題2：権限設定が複雑で混乱
- 解決策：シンプルな権限構成から始めて徐々に細分化
問題3：情報が多すぎて見づらい
- 解決策：役割ごとに専用ビューを作成
問題4：操作方法がわからない
- 解決策：社内勉強会の開催と操作マニュアルの整備
「データのバックアップ方法は？」
Notion のデータは基本的にクラウドで安全に管理されていますが、念のためバックアップを取ることをおすすめします。
バックアップ手順：
- 設定メニューから「エクスポート」を選択
- エクスポート形式を選択（HTML、Markdown、PDF）
- 「エクスポート範囲」で必要な部分を指定
- ダウンロードして外部ストレージに保存
バックアップのタイミング：
- 重要なプロジェクト開始時
- 大幅な構造変更前
- 月1回の定期バックアップ
専門家が教える！Notion ToDo リスト運用のベストプラクティス
プロダクティビティの専門家による実践的なアドバイスをご紹介します。
プロダクティビティ専門家の視点
プロダクティビティ分野の専門家によると、Notion を使ったタスク管理の成功には以下の原則が重要とされています。
「2分ルール」の活用： 2分以内で完了できるタスクは、リストに追加せずその場で実行する。Notion への入力時間すら短縮できます。
「週次レビュー」の実施： 毎週決まった時間にタスクリストを見直し、不要なタスクの削除や優先度の再調整を行う。
「コンテキスト別分類」： 場所や状況に応じたタスク分類（電話、外出、集中作業など）により、効率的なタスク実行が可能。
長期継続のための3つのポイント
ポイント1：完璧を求めず、継続を重視 100%の情報入力にこだわらず、80%の精度で継続することが成功の鍵です。
ポイント2：定期的な運用見直し 月1回は現在の運用方法を見直し、使いにくい部分を改善していきましょう。
ポイント3：成功の可視化 完了したタスク数や達成した目標を定期的に振り返り、成長を実感できる仕組みを作りましょう。
よくある失敗パターンと対策
失敗パターン1：機能の詰め込みすぎ
- 対策：最小限の機能から始めて、必要に応じて段階的に追加
失敗パターン2：チーム内での認識齟齬
- 対策：運用ルールを明文化し、定期的な運用研修を実施
失敗パターン3：メンテナンスの放置
- 対策：週次で古いタスクの整理時間を設ける
まとめ：Notion ToDo リスト｜作り方からテンプレート活用まで
Notion の ToDo リスト機能は、シンプルなタスク管理から複雑なプロジェクト管理まで、幅広いニーズに対応できる強力なツールです。
重要なポイント：
- まずは基本的なチェックリストから始めましょう
- データベース機能を活用することで大幅な効率向上が可能
- テンプレートを活用して素早いスタートを切りましょう
- チーム利用では運用ルールの統一が成功の鍵
- 継続的な改善により、自分に最適なシステムを構築
次のステップ： 今すぐ Notion アカウントを作成し、まずは今日やるべきことを3つリストアップしてみてください。小さな一歩から始めることで、生産性の大幅な向上を実感できるはずです。
Notion の ToDo リスト機能を活用して、より効率的で充実した毎日を送りましょう！
